Koszty procesu gospodarczego w Polsce dla firmy z UK

Kontrahent w Polsce nie płaci faktury, a Ty zastanawiasz się, czy pozew w ogóle się opłaca. To pytanie, które pada niemal zawsze — zanim padnie pytanie o szanse procesowe. Poniżej rozkładamy na czynniki pierwsze, z czego składają się koszty procesu gospodarczego w Polsce, kto je ponosi po zakończeniu sprawy i jak orientacyjnie zaplanować budżet na spór o niezapłaconą fakturę.

Z czego składają się koszty procesu gospodarczego

Koszty sporu sądowego w sprawie gospodarczej (B2B) w Polsce zwykle da się podzielić na kilka kategorii, które warto policzyć osobno, zanim podejmiesz decyzję o pozwie.

Opłata sądowa od pozwu

Podstawowym kosztem jest opłata sądowa liczona od wartości przedmiotu sporu (w.p.s.), czyli od kwoty, której się domagasz. Co do zasady w sprawach gospodarczych stosuje się stawkę procentową od wartości sporu, z ustawowymi progami minimalnymi i maksymalnymi. Dla mniejszych kwot (spraw drobnych, uproszczonych) mogą obowiązywać opłaty stałe zamiast procentowych.

Opłatę co do zasady wnosi się przy składaniu pozwu — bez niej sąd zwykle wzywa do uzupełnienia braków formalnych, a w razie braku reakcji pozew może zostać zwrócony.

Zaliczki na biegłych i inne koszty dowodowe

Jeśli sprawa wymaga opinii biegłego (np. w sporach budowlanych, technicznych, o jakość towaru), sąd zwykle zobowiązuje stronę wnioskującą o dowód do wpłaty zaliczki na poczet wynagrodzenia biegłego. Wysokość zaliczki zależy od zakresu i złożoności opinii i jest ustalana każdorazowo przez sąd. Do tego mogą dojść koszty tłumaczeń dokumentów (istotne przy sporach UK–Polska), koszty doręczeń czy koszty stawiennictwa świadków.

Koszty zastępstwa procesowego

Jeżeli reprezentuje Cię adwokat lub radca prawny, ponosisz koszt jego wynagrodzenia. W relacji z pełnomocnikiem strony mają zwykle swobodę ustalenia wynagrodzenia umownego (ryczałt, stawka godzinowa, success fee w dopuszczalnym zakresie). Niezależnie od tego, na potrzeby rozliczenia kosztów procesu między stronami, obowiązują stawki minimalne wynagrodzenia pełnomocnika określone w rozporządzeniu, zależne od wartości przedmiotu sporu. To właśnie te stawki minimalne (a nie faktyczne wynagrodzenie pełnomocnika) sąd zwykle bierze pod uwagę, zasądzając zwrot kosztów zastępstwa procesowego od strony przegrywającej.

Inne pozycje

Do pełnego obrazu warto doliczyć: opłatę skarbową od pełnomocnictwa, ewentualne koszty zabezpieczenia roszczenia, koszty postępowania egzekucyjnego (jeśli dłużnik nie zapłaci dobrowolnie po wyroku) oraz — przy stronach zagranicznych — koszty tłumaczeń przysięgłych i doręczeń transgranicznych.

Kto płaci koszty po wygranej, a kto po przegranej

W polskim procesie cywilnym obowiązuje generalna zasada odpowiedzialności za wynik procesu — strona przegrywająca zwykle zwraca przeciwnikowi koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw. W praktyce oznacza to, że jeśli wygrywasz sprawę o zapłatę faktury, możesz liczyć na zwrot:

• opłaty sądowej od pozwu,
• kosztów zastępstwa procesowego — ale zwykle tylko do wysokości stawek minimalnych, a nie faktycznie zapłaconego wynagrodzenia pełnomocnika (jeśli było wyższe, różnicę pokrywasz sam),
• opłaty skarbowej od pełnomocnictwa,
• wydatków poniesionych na dowody (np. zaliczki na biegłego), o ile zostały wykorzystane.

Przy częściowym uwzględnieniu powództwa sąd zwykle stosunkowo rozdziela koszty między strony, proporcjonalnie do tego, w jakiej części każda ze stron „wygrała", a w jakiej „przegrała".

Jeżeli przegrywasz — sytuacja jest odwrotna: pokrywasz nie tylko własne koszty, ale też zwracasz przeciwnikowi jego koszty procesu (znów, co do zasady, w granicach stawek minimalnych zastępstwa procesowego, chyba że sąd zasądzi więcej z uzasadnieniem szczególnej sytuacji).

Odzyskanie zasądzonych kosztów od strony przegrywającej to osobny temat — samo uzyskanie wyroku nie oznacza automatycznego wpływu pieniędzy. Jeśli dłużnik nie zapłaci dobrowolnie, potrzebna jest egzekucja komornicza, co wiąże się z dodatkowymi opłatami i czasem.

Tabela: orientacyjne pozycje kosztowe procesu gospodarczego

Orientacyjny budżet na sprawę o niezapłaconą fakturę

Dla typowej sprawy gospodarczej o zapłatę — bez sporu co do samego faktu istnienia długu, bez konieczności powoływania biegłego — struktura kosztów jest zwykle najprostsza: opłata sądowa od pozwu (proporcjonalna do kwoty faktury) plus wynagrodzenie pełnomocnika, jeśli z niego korzystasz. Im wyższa kwota sporna, tym wyższa opłata sądowa, ale relatywnie koszt procesu w stosunku do wartości sprawy zwykle maleje przy większych kwotach ze względu na progi i limity opłat.

Sprawy sporne — gdzie dłużnik kwestionuje jakość towaru, terminy dostawy czy zgodność z umową — generują dodatkowe koszty dowodowe (biegli, świadkowie, tłumaczenia korespondencji handlowej) i zwykle trwają dłużej, co też ma znaczenie kosztowe, choćby przez wydłużony czas zaangażowania pełnomocnika.

Przed złożeniem pozwu warto też sprawdzić, czy przysługują Ci rekompensaty wynikające z przepisów o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych — w relacjach B2B ustawodawca przewidział dodatkowe świadczenia rekompensacyjne za opóźnienia w płatnościach, niezależne od odsetek. To może częściowo zbilansować koszty procesu.

Warto pamiętać, że jako przedsiębiorca nie korzystasz z ochrony przewidzianej dla konsumentów — relacja B2B rządzi się innymi zasadami niż spory firma–konsument, m.in. co do przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, na podstawie art. 118 Kodeksu cywilnego) i co do zakresu ochrony proceduralnej.

Więcej o samej procedurze i wyborze pełnomocnika w sporze sądowym z polskim kontrahentem znajdziesz w tekście o zastępstwie procesowym firmy z UK w sporze sądowym w Polsce. Jeśli sprawa dotyczy niezapłaconej faktury i rozważasz najpierw drogę pozasądową, zobacz też artykuł o windykacji UK–Polska.

Jak zaplanować koszty przed złożeniem pozwu

Zanim zdecydujesz się na proces, warto policzyć nie tylko koszty samego postępowania, ale też realne ryzyko ich poniesienia w razie przegranej — zwłaszcza gdy sprawa jest sporna co do meritum, a nie tylko co do wysokości długu. Pomocne bywa:

• oszacowanie w.p.s. i wynikającej z niego opłaty sądowej,
• ustalenie, czy sprawa prawdopodobnie będzie wymagała biegłego,
• rozważenie formy wynagrodzenia pełnomocnika (ryczałt vs. stawka godzinowa vs. wynagrodzenie uzależnione częściowo od wyniku, w dopuszczalnym zakresie),
• sprawdzenie kondycji finansowej dłużnika — nawet wygrany wyrok nie gwarantuje odzyskania pieniędzy, jeśli dłużnik jest niewypłacalny.

Jeśli Twoja firma działa w Polsce przez spółkę lub oddział, warto też zweryfikować, jak struktura prawna wpływa na sposób prowadzenia sporu — o tym piszemy w artykule firma z UK: spółka czy oddział w Polsce. Kwestię tego, prawo którego kraju i sąd którego kraju są właściwe w Twojej umowie, wyjaśnia tekst o prawie właściwym i jurysdykcji w umowach B2B UK–Polska.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy opłatę sądową można rozłożyć na raty lub uzyskać zwolnienie?

Przedsiębiorcy co do zasady mają ograniczone możliwości zwolnienia z kosztów sądowych w porównaniu do osób fizycznych spoza działalności gospodarczej — zwolnienie od kosztów dla firm jest możliwe w wyjątkowych sytuacjach i wymaga wykazania braku środków. W praktyce warto to omówić indywidualnie, zanim złożysz wniosek.

Czy zagraniczna firma (z UK) płaci wyższe koszty procesu w Polsce?

Sama opłata sądowa i stawki zastępstwa procesowego nie zależą od kraju siedziby powoda. Dodatkowym kosztem bywają jednak tłumaczenia przysięgłe dokumentów oraz, w niektórych sytuacjach, zabezpieczenie kosztów procesu (cautio iudicatum solvi) żądane od powoda spoza UE na wniosek pozwanego — to zależy od okoliczności sprawy i warto sprawdzić to indywidualnie.

Co jeśli dłużnik nie zapłaci mimo wygranego wyroku?

Wyrok zasądzający zapłatę nie egzekwuje się sam — potrzebny jest wniosek o nadanie klauzuli wykonalności, a następnie postępowanie egzekucyjne prowadzone przez komornika. Wiąże się to z dodatkowymi opłatami egzekucyjnymi, które co do zasady docelowo obciążają dłużnika, ale wierzyciel zwykle musi je zaliczkować na starcie.

Czy warto liczyć koszty procesu przed, czy po ocenie szans sprawy?

Oba elementy warto ocenić równolegle. Sprawa z dobrymi dowodami, ale niewypłacalnym dłużnikiem, może generować koszty bez realnej szansy na odzyskanie pieniędzy — nawet przy korzystnym wyroku. Rzetelna ocena obejmuje zwykle zarówno stronę prawną (szanse na wygraną), jak i praktyczną (możliwość egzekucji).

Jak może pomóc regulowany polski adwokat lub radca prawny

Precyzyjne oszacowanie kosztów konkretnego sporu — z uwzględnieniem wartości sprawy, prawdopodobieństwa powołania biegłego i realnych stawek pełnomocnika — wymaga analizy konkretnych dokumentów i okoliczności. Współpracujący, regulowany polski adwokat lub radca prawny może ocenić Twoją sprawę indywidualnie, wskazać orientacyjny budżet procesowy i możliwe warianty rozliczenia wynagrodzenia, zanim podejmiesz decyzję o pozwie. Opisz sprawę firmy.

Pełny przegląd tematów dla firm z UK prowadzących sprawy w Polsce znajdziesz w hubie wsparcia prawnego w Polsce dla firm z UK.

Zastrzeżenie: Ten materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Twoja Sprawa to platforma informacyjno-pośrednia — nie jesteśmy kancelarią prawną. Każdą sprawę indywidualnie ocenia współpracujący, regulowany polski adwokat lub radca prawny. Nie świadczymy usług w sprawach prowadzonych w Wielkiej Brytanii.