Wykonawca nie chce poprawić wad — kiedy wysłać wezwanie do zapłaty?

Patrz na swoje mieszkanie i widzisz: niewymieszany silikon, malatura grubą plamę, kable nie skrywane, czy gorzej — spłycona ściana, która się sypie? Prosisz wykonawcę o poprawę, a on ciszy się jak zaklęty, albo wprost mówi: „Nie będę nic poprawiać, zapłacisz za to jak stoi".

To sytuacja, w której wezwanie do zapłaty (konkretnie — wezwanie do zmiany sposobu wykonania lub usunięcia wad) to Twój najlepszy ruch. Nie musi być to wezwanie o pieniądze — najpierw możesz wezwać do działania. Ale jeśli wykonawca będzie twardy, wezwanie do zapłaty za wykonanie zastępcze bywa następnym krokiem. W tym poradniku pokazujemy, jak to zrobić i co uwzględnić.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sprawa zależy od umowy, dowodów i okoliczności oraz od tego, czy jest konsumencka, cywilna czy gospodarcza. Jeżeli potrzebna jest porada lub reprezentacja, sprawę powinien ocenić wykwalifikowany polski prawnik.

Co uprawnia Cię do wezwania — podstawa prawna

Jeśli podpisałeś umowę o dzieło (czyli wykonawca zobowiązał się do osiągnięcia konkretnego rezultatu — np. „wyremontować pokój"), to masz prawo do tego, aby dzieło było wykonane prawidłowo i zgodnie z umową.

Kodeks cywilny mówi jasno (art. 636 KC):

Gdy wykonawca wykonuje dzieło wadliwie lub sprzecznie z umową, zamawiający może wezwać wykonawcę do zmiany sposobu wykonania dzieła i wyznaczyć rozsądny dodatkowy termin. Jeśli termin upłynie bezskutecznie, zamawiający może:

• sam dokonać zmiany (czyli zlecić komuś innemu naprawę), a koszty obciążyć wykonawcę,
• odstąpić od umowy i żądać zwrotu zapłaconych pieniędzy,
• żądać obniżenia ceny za wykonane dzieło (jeśli bada się je dalej).

⚠️ Ważne: Dokładne warunki „na koszt wykonawcy" wymagają potwierdzenia z prawnikiem — zależy od umowy, stanu faktycznego i czy sprawa jest konsumencka (wtedy szersze prawa), czy B2B.

Kiedy wysłać wezwanie — chronologia działań

Zanim pójdziesz do sądu, prawo mówi, że powinieneś dać wykonawcy szansę. Sekwencja to:

1. Ustna prośba / SMS / email — „Proszę o poprawę tego i tego do [data]". - Zapisz to — będzie dowód podjęcia próby.

2. Wezwanie do zmiany sposobu wykonania (jeśli ustnie nie zadziałało). - Na piśmie (e-mail, list poleconą, SMS, aplikacja messenger). - Określ konkretnie jakie wady i jakie kroki chcesz, aby wykonawca podjął. - Wyznacz termin — co najmniej kilka dni (wg art. 636 KC — „rozsądny termin"). - Ostrzeż, że po upływie terminu możesz zlecić naprawę innej osobie na jego koszt.

3. Jeśli wykonawca nie zgodzi się lub zignoruje wezwanie — przechodzisz do wezwania do zapłaty (za wykonanie zastępcze).

Co powinno się znaleźć w wezwaniu do zmiany sposobu wykonania

Wezwanie nie musi być sztywną formą — może to być e-mail, SMSa, nawet wpis w aplikacji komunikacyjnej, o ile będzie jasne i zarejestrowane. Jednak aby było mocne, powinno zawierać:

Obowiązkowe elementy:

• Datę wysłania i dane wykonawcy (imię, nazwisko, adres, nr tel., nr NIP jeśli to firma).
• Twoje dane (imię, nazwisko, adres, nr tel.).
• Zawarcie umowy — data podpisania, zakres prac (np. „Umowa z dnia 1 kwietnia 2026 na remont kuchni").
• Opis wad — konkretnie co jest nie tak:
• ❌ Zły: „Remont zrobiony źle".
• ✅ Dobry: „Zaprawa do płytek nie jest zaciśnięta — między płytkami widać mur; zaprawa wysypuje się; odsłonięta jest część cegły na ścianie zachodniej. Wymaga to przerobienia całej ścianki".
• Zdjęcia / dokumentacja — dołącz zdjęcia wad z datą (możesz skopiować je do załącznika maila). To kluczowy dowód.
• Wezwanie do działania — „Wzywam Pana do usunięcia wymienionych wad w terminie 7 dni od otrzymania tego wezwania (do dnia XX marca 2026)".
• Ostrzeżenie — „W przypadku braku wykonania w wyznaczonym terminie, zlecę naprawę innemu wykonawcy na Pana koszt i będę domagać się zapłaty".
• Podpis (jeśli list) lub wyraźne potwierdzenie autentyczności (np. login, IP w mailu).

Forma i sposób wysłania

Najlepiej (dla pewności dowodowej): - List polecony za potwierdzeniem (poczta, do adresu zamieszkania/siedziby wykonawcy). - E-mail z zaznaczeniem „Potwierdzenie przeczytania" (jeśli system to obsługuje). - SMS — formalnie słabszy, ale zarejestrowany z datą/godziną.

Gorzej (ale mogą się przydać): - Wiadomość na Messengerze / WhatsAppie — trudniej udowodnić moment dostarczenia, ale zazwyczaj system zapisuje daty.

Zawsze: - Zachowaj kopię (screenshota lub wydruku) tego, co wysłałeś.

Jak obliczyć termin

Artykuł 636 KC mówi o „rozsądnym termin". Co to znaczy w praktyce?

• Prosta wada (np. przegruntowanie, małe pęknięcie) — 3–7 dni.
• Średnia wada (np. przerobienie ścianki, wymiana zastawy) — 7–14 dni.
• Skomplikowana wada (np. przebicie ścianki, wymiana instalacji) — 14–30 dni.

⚠️ Termin musi być obiektywnie możliwy do wykonania. Jeśli wyznaczysz 2 dni na przebudowanie całej kuchni, sąd może uznać to za nieuzasadnione — a to osłabi Twoją pozycję.

Co po upływie terminu — wykonanie zastępcze

Jeśli wykonawca: - nie odebrze wezwania, - odebrze, ale nie zgodzi się, - się zgodzi, ale nic nie zrobi,

wtedy możesz zlecić naprawę innej osobie/firmie. To się zwyka „wykonaniem zastępczym" (art. 636 KC).

Procedura:

1. Powiadom wykonawcę pisemnie — „W związku z nie wykonaniem zobowiązania, zlecam naprawę innej osobie, koszty obciążam Panu".
2. Zleć naprawę fachowcowi — na piśmie, z kalkulacją kosztów.
3. Zbierz dokumenty: - Fakturę lub rachunek od naprawiającego. - Zdjęcia przed i po naprawie. - Protokół odbioru prac (jeśli naprawiający wyda).
4. Wyślij rachunek wykonawcy — „Zgodnie z art. 636 KC, załączam rachunek za naprawę w wysokości [kwota] PLN. Wzywam do zapłaty w terminie 7 dni".

⚠️ Ważne: Koszty naprawy muszą być racjonalne — nie możesz wynająć drogiej gwiazdy branży zamiast solidnego ekipy, tylko aby obciążyć wykonawcę większą kwotą. Sąd przeanalizuje, czy kwota jest uzasadniona.

Błędy, których unikaj

• Brak dokumentacji dowodów — zrób zdjęcia/wideo wad ZANIM cokolwiek poprawisz. Inaczej wykonawca może twierdzić, że wad nie było.
• Niekonkretne wezwanie — „Popraw to" nie wystarczy. Opisz dokładnie co i jak.
• Brak terminu — wezwanie bez terminu może być nieważne; wykonawca będzie twierdzić, że nie wiadomo, kiedy miał coś zrobić.
• Wysyłanie SMS-ami bez kopii — mogą być trudne do udowodnienia w sądzie. Lepiej e-mail lub list.
• Przerobie sama bez wezwania — jeśli sam coś naprawisz bez wezwania, trudniej będzie żądać od wykonawcy zwrotu kosztów.
• Zmiana treści wezwania po wysłaniu — wyślij czyste, ostateczne wezwanie. Nie dopisuj notek ani poprawek.

Dokumenty, które trzeba zebrać przed pozwem

Jeśli sprawa pójdzie do sądu, przygotuj:

• Umowę (lub jego kopię, SMS z warunkami — wszystko się liczy).
• Wezwania (wysłane wezwania do zmiany sposobu wykonania, kopie e-maili, screenshoty, wydruki).
• Zdjęcia wad z datą.
• Odezwy/umów z naprawiającym (jeśli zlecałeś naprawę).
• Faktury za naprawę i wydruki przelewów.
• Korespondencję całą z wykonawcą (maile, SMSy, wiadomości).
• Świadków — czy ktoś widział wady? Imiona, adresy.
• Opinię fachowca (opcjonalnie, ale wzmacnia sprawę) — czasem sąd może powołać biegłego.

Kiedy sprawa nadaje się do prawnika

Skonsultuj sprawę ze specjalistą, jeśli:

• Kwota jest wysoka (powyżej 5–10 tys. PLN).
• Wady są poważne (zagrażają statyce, bezpieczeństwu).
• Wykonawca to zarejestrowana firma z podatnikami — sprawa może być przedmiotem „sporu gospodarczego" (inne procedury w sądzie).
• Nie masz jasnej dokumentacji (np. umowy ustnej).
• Wykonawca grozi Ci pozwem wstecznym (np. za „nieuzasadnione" żądania).

Najczęstsze błędy klientów

• Wysyłanie wezwania bez konkretnych wad — sąd będzie miał wątpliwość, czy na prawdę były.
• Nie dokumentowanie rozmów ustnych — jeśli nie masz dowodu, że prosiłeś ustnie o naprawę, trudniej udowodnić niedopatrzenie.
• Zaakceptowanie wad w protokole odbioru — jeśli podpisałeś dokument, że „odbiór bez zastrzeżeń", może to być kłopotliwe. Zawsze wpisz w protokół co jest nie tak.
• Zlecoanie naprawy bez wezwania wstępnego — każdy krok powinien być udokumentowany.
• Mylenie „wezwania do zapłaty" z „wezwaniem do działania" — najpierw wezwij do poprawy, potem (jeśli nie zrobi) — do zapłaty za naprawę.

Najczęściej zadawane pytania

Czy muszę wysłać wezwanie, zanim pójdę do sądu?

Formalnie — nie, możesz od razu pozwać. Ale każdy sąd patrzy na próbę polubownego rozwiązenia sporu. Jeśli pokażesz, że wezwałeś i nic się nie stało, sędzia będzie ci bardziej przychylny. Poza tym, wezwanie bywa szybsze niż sądowy proces — czasem wykonawca się uaktualni.

Czy e-mail wystarczy, czy muszę list polecony?

E-mail z „Potwierdzeniem przeczytania" to dobry start. Ale jeśli wykonawca twierdzi, że go nie otrzymał (problem z serwerem, spam), lista polecona jest bezpieczniejsza. Idealne — obydwa.

Co jeśli wykonawca nie odebrze listu poleconego?

Poczta będzie próbować kilkakrotnie. Jeśli ostatecznie niemożliwe — powróci do Ciebie z adnotacją. Wtedy możesz wysłać e-mail lub sms jako alternatywę. Dowód próby dostarczenia to też dla Ciebie +.

Czy mogę wynająć najdroższego fachowca do naprawy, aby obciążyć wykonawcę maksymalnie?

Nie. Koszt naprawy musi być uzasadniony rynkowo. Sąd weryfikuje, czy kwota jest rozsądna — jeśli zapłacisz 10 tys. za to, co normalnie kosztuje 2 tys., sąd ci przyzna tylko 2 tys. Bądź ekonomiczny.

Czy wezwanie zostaje przedawnione?

Wezwanie nie „przedawnia się". Ale roszczenie przedawnia. Dla umowy o dzieło to 2 lata od oddania dzieła (art. 646 KC). Jeśli dajesz sobie z wezwaniem 6 miesięcy — masz jeszcze rok pół na pozew. Ale nie czekaj — każdy dzień liczy się w Twoją korzyść (świeże dowody).

Podsumowanie i checklist

Zanim wyślesz wezwanie:

• ☐ Masz umowę (lub SMS/notatką z warunkami)?
• ☐ Nagrałeś zdjęcia/wideo wad (z datą)?
• ☐ Dokumentujesz próby komunikacji (maile, SMSy)?
• ☐ Znasz dokładny adres wykonawcy (zamieszkania lub siedziby)?
• ☐ Masz NIP (jeśli firma) — ułatwi dostarczenie?

Zawartość wezwania:

• ☐ Data i dane wykonawcy.
• ☐ Konkretny opis wad (bez ogólników).
• ☐ Termin na naprawę (minimum kilka dni, maksimum — rozsądny dla skali pracy).
• ☐ Ostrzeżenie o konsekwencjach (wykonanie zastępcze, żądanie zapłaty).
• ☐ Zdjęcia/dokumentacja wad (załączniki).

Po wysłaniu:

• ☐ Masz kopię wysłanego wezwania.
• ☐ Jeśli e-mail — zaznaczenie przeczytania.
• ☐ Jeśli list — potwierdzenie dostarczenia z poczty.

Powiązane artykuły:

• Firma remontowa źle wykonała prace — od czego zacząć reklamację?
• Usterki po remoncie — zdjęcia, opinia fachowca i kosztorys jako dowody
• Wykonawca wziął zaliczkę i nie dokończył remontu — co można zrobić?