Niezapłacona faktura przez polską firmę — co może zrobić firma z UK

Twoja firma z UK wystawiła fakturę polskiej firmie, ale płatność nie wpłynęła? Zanim wybierzesz sąd, wyślesz formalne wezwanie albo obliczysz dodatkowe należności, uporządkuj dokumenty transakcji. W sporze między firmami z dwóch państw sama faktura nie rozstrzyga jeszcze, jakie prawo ma zastosowanie, który sąd może rozpoznać sprawę ani jak później dochodzić zapłaty.

Ten poradnik dotyczy brytyjskiej firmy jako wierzyciela i polskiego kontrahenta jako dłużnika. Gdy wierzycielem jest osoba prywatna, punkt wyjścia może być inny. Poniżej skupiamy się na dokumentach i decyzjach charakterystycznych dla relacji UK–Polska B2B.

Najpierw ustal, co dokładnie nie zostało zapłacone

Porównaj fakturę z umową, zamówieniem i potwierdzeniem wykonania. Sprawdź pełną nazwę i dane rejestrowe obu firm, opis świadczenia, walutę, termin płatności, numer rachunku oraz wszelkie noty kredytowe lub korekty. Jeżeli kontrahent zapłacił część kwoty, zanotuj datę i walutę każdej wpłaty. Oddziel kwotę główną od ewentualnych odsetek, kosztów lub spornych pozycji — ich podstawy nie wynikają automatycznie z faktu opóźnienia.

Ustal też, czy polska firma kwestionuje usługę lub dostawę. Inaczej przygotowuje się sprawę, w której potwierdza dług, a inaczej taką, w której twierdzi, że świadczenie było wadliwe albo nie zostało wykonane.

Lista dokumentów do zebrania

Przygotuj jedną chronologiczną paczkę, zachowując oryginały:

1. Umowa i warunki handlowe — podpisany kontrakt, zaakceptowane ogólne warunki, zamówienia, aneksy; zwłaszcza postanowienia o sądzie, prawie właściwym, sposobie doręczeń i rozstrzyganiu sporów.
2. Dokumenty wykonania — potwierdzenie dostawy, odbioru, wykonania usługi, korespondencja o akceptacji lub zgłoszonych zastrzeżeniach.
3. Rozliczenia — faktura, korekty, wyciąg lub potwierdzenie wpływów, rozliczenie częściowych płatności oraz waluty.
4. Historia kontaktu — wiadomości o terminie zapłaty, obietnice płatności, reklamacje, wcześniejsze wezwania i potwierdzenia ich wysłania lub doręczenia.
5. Dane kontrahenta — dokładna nazwa i adres polskiej firmy z dokumentów transakcji oraz aktualne dane z właściwego oficjalnego rejestru. Sprawdź, czy fakturę wystawiono właściwemu podmiotowi.

Nie wysyłaj pełnej paczki na przypadkowy adres ani przez publiczny formularz. Przy przekazaniu sprawy poproś o wskazanie bezpiecznego kanału i zakresu dokumentów potrzebnych do wstępnej oceny.

Czy pozew trzeba złożyć w Polsce?

Nie da się tego przesądzić na podstawie samego miejsca siedziby dłużnika. Znaczenie mogą mieć treść umowy, miejsce wykonania świadczenia, status stron, czas zawarcia umowy i przepisy obowiązujące dla danej sprawy. Do oceny prawnej: właściwy sąd, prawo właściwe, sposób doręczenia pozwu, dostępna procedura i możliwość późniejszego wykonania orzeczenia.

Po zakończeniu okresu przejściowego Brexitu nie należy automatycznie stosować dawnych unijnych reguł do nowych spraw między UK a państwami UE. GOV.UK o odzyskiwaniu długu z państwa UE wskazuje, że brytyjski wierzyciel nie korzysta już z europejskiego nakazu zapłaty ani europejskiego postępowania w sprawie drobnych roszczeń przeciw dłużnikowi z UE. Jednocześnie konwencja haska o uznawaniu i wykonywaniu orzeczeń z 2019 r. obowiązuje w UK od 1 lipca 2025 r., a Polska jest nią związana przez UE. Jej zakres i warunki czasowe dotyczą późniejszego uznania lub wykonania określonych orzeczeń, a nie automatycznego wyboru sądu dla każdej faktury. Prawnik powinien sprawdzić, czy może ona mieć znaczenie w konkretnej sprawie.

Co zrobić przed skierowaniem sprawy do sądu

Zestaw kwotę żądania z dokumentami i sprawdź, czy kontrahent otrzymał prawidłowe dane płatności. Następnie można rozważyć pisemne żądanie zapłaty, które identyfikuje strony, podstawę roszczenia, kwotę, termin i sposób odpowiedzi. Treść oraz sposób wysłania takiego pisma warto dobrać do umowy i planowanej drogi dochodzenia należności. Nie podawaj arbitralnej kwoty odsetek ani nie zapowiadaj konkretnego trybu sądowego, zanim prawnik sprawdzi ich podstawę.

Jeśli polska firma przedstawia zarzuty, zachowaj odpowiedź w oryginalnej postaci. Jeśli proponuje ugodę lub raty, oceń warunki przed potwierdzeniem ich w imieniu firmy. Dodatkowe ustalenia mogą wpływać na zakres sporu i późniejsze dowody.

Najczęstsze pytania

Czy brytyjska firma może dochodzić należności od polskiej firmy?
Może rozważyć dochodzenie roszczenia, lecz właściwa droga zależy od faktów i dokumentów. Sąd, procedurę, koszty oraz perspektywę wykonania orzeczenia powinien ocenić prawnik.

Czy sama faktura wystarczy?
Faktura jest ważnym dokumentem rozliczeniowym. W razie sporu potrzebne mogą być także dowody zawarcia umowy, wykonania świadczenia, przyjęcia towaru lub usługi i historii płatności.

Czy wystarczy złożyć pozew online?
Nie zakładaj tego. Dostępność danej procedury zależy od jurysdykcji i wymagań właściwego sądu. Zwłaszcza po Brexicie nie należy utożsamiać krajowych systemów elektronicznych z dawnymi unijnymi procedurami transgranicznymi.

Jak TwojaSprawa może pomóc

TwojaSprawa koordynuje przyjęcie zgłoszenia i uporządkowanie wstępnych informacji. Współpracujący, uprawniony polski prawnik po ocenie dokumentów określa, czy może udzielić porady lub reprezentować firmę oraz jakie działania są właściwe. W pierwszym kontakcie podaj rodzaj kontraktu, wartość i walutę niezapłaconej faktury, datę płatności oraz informację, czy kontrahent kwestionuje należność. Zgłoś sprawę bez umieszczania poufnych dokumentów w publicznym komentarzu.

Źródła

• GOV.UK — Recover debt from an EU country.
• HCCH — wejście w życie konwencji o orzeczeniach z 2019 r. w UK i status konwencji dla UK i Polski.

Artykuł ma charakter informacyjny. Jurysdykcja, prawo właściwe, odsetki, doręczenia i wykonanie orzeczenia wymagają oceny dokumentów oraz okoliczności konkretnej sprawy.