Twój punkt wyjścia · 3 kroki
Sprawdź drogę dokumentu
Dokąd trafia?
Zapisz nazwę instytucji, która ma otrzymać dokument, oraz cel jego użycia.
Co już masz?
Opisz dokument, jego wystawcę i to, czy posiadasz oryginał czy kopię.
Potwierdź wymagania
Przed zamówieniem kolejnych czynności zapytaj odbiorcę o wymagany komplet.
Schemat organizacyjny do przygotowania rozmowy. Nie określa wymagań prawnych.
Zanim zamówisz nowy dokument z Brazylii, ustal, do jakiej konkretnej sprawy w Polsce ma służyć. Sama nazwa „certidão” nie opisuje jeszcze całego zestawu, którego potrzebuje odbiorca. Ten tekst pomaga przygotować pytania; nie określa wymagań prawnych ani nie ocenia, czy posiadana wersja zostanie przyjęta.
Zapisz cel i dokładną nazwę dokumentu
Rozpocznij od nazwy polskiej sprawy oraz instytucji lub osoby, która poprosiła o dokument. Zachowaj treść otrzymanej listy wymagań i datę wiadomości. Jeśli prośba była ustna, poproś o doprecyzowanie jej na piśmie, zamiast zgadywać, jaki dokument zamówić.
Dla posiadanego materiału spisz nazwę widoczną na dokumencie, wystawcę, datę, osobę, której dotyczy, język i rodzaj posiadanej kopii. Oddziel plik elektroniczny od fotografii papierowego egzemplarza. Nie nazywaj każdego załącznika „oryginałem”, jeśli nie wiesz, jak odbiorca rozumie to określenie.
Pytania przed poniesieniem kosztów
Wyślij właściwemu odbiorcy krótki opis i zapytaj:
- jakiego zdarzenia i jakich osób dokument ma dotyczyć;
- jaka dokładnie wersja lub zakres danych są potrzebne;
- w jakiej postaci materiał powinien zostać przekazany;
- czy dla tego zastosowania potrzebna jest apostille lub inne potwierdzenie;
- czy potrzebne jest tłumaczenie i jakie cechy ma spełniać;
- czy znaczenie ma data wystawienia oraz widoczne rozbieżności danych.
To pytania do potwierdzenia, nie lista uniwersalnych obowiązków. Nie zamawiaj apostille i tłumaczenia „na wszelki wypadek” na podstawie historii innej osoby. Najpierw wyjaśnij przeznaczenie konkretnego dokumentu.
Przykład porządkowania dwóch plików
Przykład fikcyjny. Beatriz z São Paulo ma fotografię rodzinnego dokumentu i nowszy plik opisany w telefonie jako „certidão”. Polska instytucja prosi ją o dokument dotyczący innego zdarzenia. Beatriz porównuje tytuły, wystawców i osoby wskazane w obu materiałach. Nie kupuje tłumaczenia pierwszego pliku. Przesyła odbiorcy sam opis posiadanych wersji i prosi o potwierdzenie, który dokument oraz w jakiej postaci będzie potrzebny.
Zadbaj o czytelny inwentarz
Nazwij robocze pozycje neutralnie, na przykład „dokument A — zdarzenie i data”. Zapisz, gdzie znajduje się egzemplarz, kto może go udostępnić oraz czego jeszcze nie potwierdzono. Dane innych członków rodziny ogranicz do niezbędnego zakresu.
Poszukiwanie danych kontaktowych polskich placówek można rozpocząć od portalu Polska w Brazylii. Jest to odsyłacz nawigacyjny; niniejszy artykuł nie potwierdza zawartych tam aktualnych wymagań dla Twojej sprawy. Następnym krokiem jest odpowiedź właściwego odbiorcy dokumentu, a dopiero potem decyzja o zamówieniach.
W inwentarzu dodaj pole „do jakiej sprawy zamówiono”. Dokument pozyskany dawniej dla innego członka rodziny nie powinien automatycznie stać się wzorcem nowego zamówienia. Zachowaj również odpowiedź odbiorcy wyjaśniającą jego oczekiwania.
Kontakt w sprawie dotyczącej Polski
Jeżeli kontaktujesz się z TwojaSprawa w sprawie dotyczącej Polski, podaj na kontakt@twojasprawa.com krótko cel i kraj związany ze sprawą. Nie załączaj skanów ani danych osób trzecich. Samo przesłanie opisu nie oznacza przyjęcia sprawy lub rozpoczęcia reprezentacji. Dostępność właściwego wykonawcy, język obsługi, zakres i koszty trzeba uzgodnić przed zleceniem. Ten materiał nie potwierdza obsługi prawa brazylijskiego ani kontaktu po portugalsku.