Zawieszenie działalności gospodarczej z UK

Wyjechałeś do Wielkiej Brytanii, a w Polsce nadal figurujesz w CEIDG jako aktywny przedsiębiorca? Wielu Polaków w UK nie wie, że nie musi wybierać między „zostawić firmę, jak jest" a „zamknąć ją na dobre". Trzecia droga to zawieszenie działalności gospodarczej z UK — w pełni zdalna procedura, po której NIP i REGON zostają zachowane, a Ty na czas zawieszenia przestajesz płacić składki ZUS z tytułu tej działalności i nie musisz rozliczać bieżących zaliczek na PIT. To rozwiązanie dla sytuacji, gdy firma w Polsce jest tymczasowo „na pauzie" — bo wyjechałeś, bo nie masz teraz zleceń, bo planujesz wrócić do działalności za jakiś czas. Poniżej wyjaśniamy, czym zawieszenie różni się od zamknięcia, jak złożyć wniosek z UK, co dzieje się ze składkami ZUS i jak potem wznowić firmę.

Zawieszenie czy zamknięcie — kiedy co ma sens

To pierwsze pytanie, które trzeba sobie zadać, zanim cokolwiek złożysz w CEIDG.

• Zawieszenie — działalność formalnie nadal istnieje, wpis w CEIDG pozostaje aktywny (ze statusem „zawieszona"), NIP i REGON są zachowane. W okresie zawieszenia nie wolno wykonywać działalności gospodarczej i osiągać z niej bieżących przychodów, ale — z zastrzeżeniami opisanymi niżej — nie trzeba też opłacać składek ZUS przedsiębiorcy ani wpłacać zaliczek na PIT z tej działalności. To rozwiązanie dla kogoś, kto planuje wrócić do prowadzenia firmy, np. po powrocie do Polski albo gdy sytuacja zawodowa w UK się ustabilizuje.
• Zamknięcie (wykreślenie z CEIDG) — to decyzja ostateczna. Wpis znika z rejestru, trzeba rozliczyć wszystkie zobowiązania, wyrejestrować się z ZUS w terminie 7 dni od faktycznego zaprzestania działalności i domknąć sprawy VAT. Pełny opis tej procedury znajdziesz w poradniku Zamknięcie firmy w Polsce mieszkając w UK.

W praktyce zawieszenie jest rozwiązaniem tańszym i odwracalnym — nie trzeba podejmować decyzji „na zawsze", a firmę można wznowić w każdej chwili. Zamknięcie ma sens, gdy wiesz na pewno, że do działalności w tej formie już nie wrócisz albo gdy firma generuje zaległości, których nie chcesz dalej „zamrażać".

Jak zawiesić działalność zdalnie z UK — krok po kroku

Zawieszenie zgłasza się tym samym trybem co każdą inną zmianę wpisu w CEIDG — czyli w pełni elektronicznie, bez konieczności wizyty w urzędzie.

1. Wniosek CEIDG-1 ze wskazaniem okresu zawieszenia (data rozpoczęcia, a jeśli znasz — także planowana data wznowienia) składasz online na stronie biznes.gov.pl lub bezpośrednio w systemie CEIDG.
2. Logowanie i podpis — wniosek podpisujesz Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo (w niektórych wariantach) aplikacją mObywatel. Jeśli masz aktywny Profil Zaufany, całą operację wykonasz z UK w kilkanaście minut, bez wychodzenia z domu.
3. Zasada „jednego okienka". Podobnie jak przy wykreśleniu działalności, CEIDG automatycznie przekazuje informację o zawieszeniu do urzędu skarbowego oraz do ZUS — nie musisz osobno zawiadamiać każdego z tych urzędów.
4. Brak Profilu Zaufanego? Jeśli Twój Profil Zaufany wygasł albo nigdy go nie zakładałeś (co jest częste u osób, które wyjechały z Polski wiele lat temu i nie mają już polskiego konta bankowego obsługującego ten profil), wniosek za Ciebie złoży pełnomocnik w Polsce na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.

Cała procedura jest zwykle szybsza niż zamknięcie firmy — nie ma tu żadnych terminów na ogłoszenia czy wezwania wierzycieli, bo wpis nie znika, a jedynie zmienia status.

Składki ZUS w okresie zawieszenia działalności

To najczęstszy powód, dla którego przedsiębiorcy w ogóle sięgają po tę procedurę.

• Zasadą jest, że w okresie prawidłowo zgłoszonego zawieszenia przedsiębiorca nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym ani ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu prowadzenia działalności i nie opłaca za ten okres składek ZUS jako przedsiębiorca.
• To rozróżnia zawieszenie od zwykłej „przerwy w fakturowaniu" — bez formalnego zawieszenia w CEIDG obowiązek składkowy trwa nadal, niezależnie od tego, czy realnie wykonujesz działalność.
• Zawieszenie nie zwalnia jednak z zaległości powstałych przed zawieszeniem — te trzeba rozliczyć osobno. Jeśli Twoja firma ma już zaległości wobec ZUS lub urzędu skarbowego, zobacz Zaległości ZUS i US firmy — odpowiedzialność i ulgi.
• Jeżeli oprócz działalności jesteś ubezpieczony z innego tytułu (np. zatrudnienie w UK w ramach umowy podlegającej innemu systemowi zabezpieczenia społecznego, ubezpieczenie dobrowolne czy inne okoliczności), Twoja sytuacja może wymagać odrębnej analizy — mechanizmy koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego bywają tu skomplikowane ****.

Zaliczki na PIT za okres zawieszenia co do zasady nie są naliczane, bo w tym czasie nie prowadzisz działalności i nie osiągasz z niej bieżących przychodów. Roczne zeznanie podatkowe za rok, w którym doszło do zawieszenia, nadal trzeba jednak złożyć na zasadach ogólnych.

Co wolno robić w trakcie zawieszenia działalności

Zawieszenie nie oznacza całkowitego „zamrożenia" — pewne czynności są dozwolone, inne zakazane. Kluczowa zasada: nie wolno wykonywać działalności gospodarczej i osiągać z niej bieżących przychodów, ale wolno wykonywać czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

W praktyce, w okresie zawieszenia zazwyczaj można m.in.:

• przyjmować należności lub regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia,
• uczestniczyć w sprawach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością prowadzoną przed zawieszeniem,
• zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,
• zachować prawo do przyjęcia zamówień, które wpłynęły przed zawieszeniem, oraz wystawić z tego tytułu faktury (bez wykonywania nowej, bieżącej działalności),
• podlegać kontroli dotyczącej okresu sprzed zawieszenia.

Nie wolno natomiast wystawiać nowych faktur za bieżące usługi czy sprzedaż towarów, jakby firma działała normalnie — to podważałoby sens zawieszenia i mogłoby skutkować jego zakwestionowaniem. Dokładny katalog dozwolonych czynności określa ustawa Prawo przedsiębiorców — pełny tekst znajdziesz w Internetowym Systemie Aktów Prawnych.

Ile można mieć zawieszoną działalność

Przepisy dotyczące maksymalnego okresu zawieszenia oraz szczegółowych warunków (np. minimalnego czasu trwania zawieszenia, zasad dla przedsiębiorców zatrudniających pracowników) zmieniały się na przestrzeni lat, dlatego nie podajemy tu konkretnej liczby miesięcy ani dni jako aktualnie obowiązującej — ****. Co można powiedzieć na pewno:

• zawieszenie nie jest „zamknięciem na próbę" bez końca — ustawa przewiduje ramy czasowe i zasady, które warto sprawdzić w aktualnym brzmieniu Prawa przedsiębiorców przed złożeniem wniosku,
• jeśli okres zawieszenia dobiega końca, a nie planujesz jeszcze wznawiać działalności, trzeba albo złożyć kolejny wniosek zgodnie z obowiązującymi zasadami, albo rozważyć wykreślenie firmy z CEIDG,
• osoba mieszkająca w UK powinna pilnować tych terminów szczególnie uważnie — korespondencja z urzędu w Polsce łatwo umyka, gdy nie ma się tam stałego adresu do doręczeń.

Jeśli nie masz pewności, na jaki okres możesz obecnie zawiesić działalność ani jakie są aktualne warunki szczególne, najbezpieczniej jest to zweryfikować przed złożeniem wniosku — np. z pomocą pełnomocnika w Polsce, który sprawdzi aktualny stan prawny i dobierze właściwy wariant do Twojej sytuacji.

Wznowienie działalności po zawieszeniu

Wznowienie, podobnie jak samo zawieszenie, odbywa się przez złożenie wniosku CEIDG-1 — tym razem ze wskazaniem daty wznowienia działalności.

• Wniosek o wznowienie składasz online, tym samym Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub przez pełnomocnika, jeśli sam nie masz aktywnych narzędzi do podpisu z UK.
• Od dnia wskazanego jako data wznowienia ponownie zaczynają biec obowiązki składkowe wobec ZUS i standardowe rozliczenia podatkowe — tak jakby firma nigdy nie była zawieszona.
• Jeśli okres zawieszenia dobiegł końca z mocy prawa (upłynął maksymalny dozwolony czas), a Ty nie złożyłeś wniosku o wznowienie, warto to sprawdzić z pełnomocnikiem, żeby uniknąć nieporozumień co do statusu wpisu — ****.
• Wznowienie nie wymaga podawania żadnego uzasadnienia — to Twoja decyzja biznesowa, podejmowana w dowolnym momencie w granicach obowiązujących przepisów.

Cała operacja — zarówno zawieszenie, jak i późniejsze wznowienie — odbywa się bez konieczności przyjazdu do Polski. Jeśli wolisz nie logować się samodzielnie do systemów rządowych albo nie masz aktywnego Profilu Zaufanego, pełnomocnik w Polsce złoży oba wnioski w Twoim imieniu na podstawie podpisanego pełnomocnictwa.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy mogę zawiesić działalność gospodarczą, mieszkając na stałe w UK? Tak. Wniosek CEIDG-1 o zawieszenie składa się w pełni elektronicznie, więc miejsce zamieszkania nie ma znaczenia. Potrzebujesz Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub mObywatela — a jeśli ich nie masz, sprawę poprowadzi pełnomocnik w Polsce.

Czy w okresie zawieszenia muszę płacić składki ZUS? Co do zasady nie — prawidłowo zgłoszone zawieszenie zwalnia z obowiązkowych składek ZUS przedsiębiorcy za ten okres. Nie dotyczy to zaległości powstałych przed zawieszeniem, które nadal trzeba rozliczyć.

Czym różni się zawieszenie od zamknięcia firmy? Zawieszenie zachowuje wpis, NIP i REGON — firmę można wznowić w dowolnym momencie. Zamknięcie to wykreślenie z rejestru i ostateczne zakończenie działalności w tej formie, wymagające pełnego rozliczenia zobowiązań.

Jak długo mogę mieć zawieszoną firmę? Zasady dotyczące maksymalnego okresu zawieszenia wynikają z ustawy Prawo przedsiębiorców i mogą się zmieniać — aktualny stan warto zweryfikować przed złożeniem wniosku, najlepiej z pomocą prawnika. Nie podajemy tu konkretnej liczby miesięcy, bo przepisy w tym zakresie były w przeszłości modyfikowane.

Czy mogę wystawiać faktury w trakcie zawieszenia? Nie za bieżącą, nową działalność. Można natomiast rozliczać należności i zobowiązania powstałe przed zawieszeniem oraz wykonywać czynności niezbędne do zachowania źródła przychodów.

Co się dzieje, jeśli nie wznowię działalności? Jeśli nie złożysz wniosku o wznowienie w obowiązujących ramach czasowych, konsekwencje zależą od aktualnie obowiązujących przepisów — to obszar, który warto sprawdzić indywidualnie, zwłaszcza gdy zbliża się koniec okresu zawieszenia.

Podstawy prawne

• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców (zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej) — pełny tekst na isap.sejm.gov.pl
• Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) — wnioski online na biznes.gov.pl
• Zasady ubezpieczeń społecznych przedsiębiorców — zus.pl