Najem okazjonalny zdalnie z UK — jak podpisać u notariusza, będąc za granicą

Mieszkasz w UK i chcesz zabezpieczyć najem mieszkania w Polsce najmem okazjonalnym, ale słyszysz, że wymaga on wizyty u notariusza — i od razu pojawia się pytanie: czy to ja muszę lecieć do Polski, żeby podpisać coś u notariusza? Dobra wiadomość: w zdecydowanej większości przypadków nie. Kluczowy element formalny najmu okazjonalnego — oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego — składa najemca, nie wynajmujący. Ty jako właściciel możesz podpisać samą umowę najmu zdalnie albo przez pełnomocnika, a jedyne, co realnie musisz ogarnąć z Wielkiej Brytanii, to logistyka: podpis na umowie, zgłoszenie do urzędu skarbowego w 14 dni i pilnowanie, żeby najemca rzeczywiście stawił się u notariusza. W tym artykule rozkładam to na konkretne kroki — kto co podpisuje, jak zrobić to zdalnie i co zrobić, gdy Ty jesteś w UK, a najemca w Polsce.

Co wymaga formy notarialnej w najmie okazjonalnym — i kto to podpisuje

Najem okazjonalny (art. 19a–19e ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów) różni się od najmu zwykłego jednym kluczowym elementem: najemca musi złożyć przed notariuszem oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji co do opróżnienia lokalu. To on się zobowiązuje, że opuści mieszkanie bez długiego procesu sądowego, jeśli umowa się zakończy albo zostanie wypowiedziana. Do tego dochodzi zwykle oświadczenie najemcy ze wskazaniem lokalu, do którego może się wyprowadzić, oraz zgoda właściciela tego lokalu na piśmie.

Żaden z tych elementów formalnych nie dotyczy wynajmującego. Sama umowa najmu okazjonalnego — czyli dokument określający czynsz, okres najmu, obowiązki stron — ma formę pisemną (nie notarialną) i to Ty ją podpisujesz jako właściciel, tak samo jak przy najmie zwykłym. Notariusz wchodzi do gry wyłącznie przy oświadczeniu najemcy o poddaniu się egzekucji. To rozróżnienie jest źródłem większości nieporozumień: właściciele z UK zakładają, że skoro najem okazjonalny „wymaga notariusza", to oni też muszą się gdzieś stawić osobiście. Nie muszą — przynajmniej nie z tego powodu.

Czy właściciel z UK musi być u notariusza — rozwiewamy mit

Krótka odpowiedź: nie, o ile nie chcesz jednocześnie załatwić czegoś innego, co wymaga Twojej obecności (np. udzielić pełnomocnictwa notarialnego czy poświadczyć podpis pod inną czynnością). Sam wymóg ustawowy najmu okazjonalnego — akt notarialny o poddaniu się egzekucji — dotyczy wyłącznie najemcy. Notariusz w Polsce nie wzywa wynajmującego do stawiennictwa przy tej czynności; to najemca musi zjawić się osobiście, bo składa oświadczenie woli o skutkach majątkowych dla siebie.

Skąd więc mit, że właściciel „musi jechać do notariusza"? Zwykle z pomieszania dwóch rzeczy: (1) obowiązku notarialnego, który dotyczy najemcy, i (2) praktycznej potrzeby, żeby ktoś w Polsce koordynował całą procedurę — umówił termin u notariusza, dopilnował dokumentów najemcy, odebrał podpisaną umowę. Ta druga rola nie wymaga bycia notariuszem ani prawnikiem — może ją pełnić pełnomocnik, zaufana osoba albo profesjonalny zarządca działający na podstawie pełnomocnictwa. Więcej o tym, jak dobrać zakres i formę takiego pełnomocnictwa, piszemy w artykule o pełnomocnictwie do zarządzania mieszkaniem w Polsce z UK.

Podpisanie umowy najmu zdalnie lub przez pełnomocnika

Skoro to Ty jako właściciel podpisujesz umowę najmu (formę pisemną, nie notarialną), masz kilka praktycznych opcji, żeby zrobić to bez przyjazdu do Polski.

Podpis zdalny na dokumencie papierowym. Najemca lub pełnomocnik przygotowuje dwa egzemplarze umowy, wysyła je do Ciebie kurierem do UK, Ty podpisujesz i odsyłasz z powrotem. Wolne, ale skuteczne — nie ma wymogu formy notarialnej dla samej umowy najmu okazjonalnego, więc zwykły podpis odręczny wystarczy.

Podpis elektroniczny. Jeśli obie strony się na to zgadzają, umowa najmu (nie oświadczenie notarialne najemcy — to musi być papierowe i osobiste) może zostać podpisana elektronicznie, o ile forma elektroniczna z podpisem kwalifikowanym jest równoważna formie pisemnej w rozumieniu Kodeksu cywilnego. W praktyce wielu wynajmujących z zagranicy woli jednak podpis odręczny, bo jest mniej podatny na spory o skuteczność.

Pełnomocnik podpisuje w Twoim imieniu. To najwygodniejsza opcja, jeśli nie chcesz angażować się w logistykę przesyłek. Udzielasz pełnomocnictwa osobie zaufanej albo zarządcy, a ta osoba podpisuje umowę najmu w Twoim imieniu na miejscu w Polsce. Pełnomocnictwo do podpisywania umów najmu najlepiej podpisać z podpisem notarialnie poświadczonym (u brytyjskiego notary public z apostille) albo przed konsulem RP — obie ścieżki opisujemy szczegółowo w artykule o pełnomocnictwie do zarządzania mieszkaniem w Polsce z UK. Ważne: pełnomocnik nie zastąpi najemcy przy oświadczeniu o poddaniu się egzekucji — to najemca musi stawić się u notariusza osobiście, bez względu na to, kto podpisał samą umowę.

Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego z zagranicy — 14 dni

Niezależnie od tego, kto podpisał umowę i gdzie fizycznie przebywałeś w tym czasie, ciąży na Tobie jako wynajmującym ustawowy obowiązek: zgłoszenie zawarcia umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. To zgłoszenie nie wymaga Twojej osobistej obecności w urzędzie ani w Polsce.

Praktyczne opcje zgłoszenia z UK:

• Pełnomocnik składa zgłoszenie w Twoim imieniu — jeśli pełnomocnictwo wprost obejmuje reprezentację przed urzędem skarbowym w sprawach najmu, pełnomocnik może zanieść dokumenty osobiście do właściwego urzędu skarbowego (właściwego dla miejsca położenia nieruchomości).
• Wysyłka pocztą — zgłoszenie można też przesłać listownie do urzędu skarbowego; termin 14 dni liczy się od zawarcia umowy, więc warto wysłać dokumenty z odpowiednim zapasem czasu, uwzględniając czas przesyłki z UK lub czas na dotarcie pełnomocnika do urzędu.
• Droga elektroniczna — możliwość zgłoszenia przez systemy elektroniczne urzędu skarbowego zależy od aktualnie dostępnych kanałów danego urzędu.

Termin 14 dni jest nieprzekraczalny w tym sensie, że jego niedotrzymanie nie skutkuje karą finansową samą w sobie, ale powoduje utratę statusu najmu okazjonalnego — umowa jest wtedy traktowana jako najem zwykły, a Ty tracisz przewagę w postaci szybszej eksmisji bez orzekania lokalu socjalnego. Dlatego licząc czas z zagranicy, lepiej zarezerwować bufor kilku dni na ewentualne opóźnienia pocztowe czy administracyjne.

Najemca w Polsce, właściciel w UK — jak to poukładać logistycznie

Typowy scenariusz: mieszkasz w Wielkiej Brytanii, najemca jest już w Polsce (albo dopiero się tam wprowadza), a Ty chcesz mieć wszystko podpisane bez własnego przyjazdu. Oto jak to zwykle wygląda krok po kroku.

1. Przygotowanie projektu umowy. Ty (lub pełnomocnik, prawnik) przygotowujesz projekt umowy najmu okazjonalnego wraz z załącznikami — oświadczeniem najemcy o wskazaniu lokalu zastępczego i zgodą właściciela tego lokalu.
2. Podpisanie umowy przez wynajmującego. Ty podpisujesz umowę zdalnie (kurier, ewentualnie podpis elektroniczny) albo robi to pełnomocnik na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
3. Umówienie terminu u notariusza w Polsce. Najemca (samodzielnie albo przy pomocy pełnomocnika koordynującego sprawę) umawia wizytę u notariusza w mieście, gdzie mieszka lub gdzie znajduje się nieruchomość.
4. Wizyta najemcy u notariusza. Najemca stawia się osobiście i składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Koszt tej czynności notarialnej zwykle pokrywa najemca lub strony dzielą go zgodnie z ustaleniami w umowie.
5. Przekazanie dokumentów. Pełnomocnik lub najemca przesyła Tobie skan podpisanej umowy i aktu notarialnego — do Twojej dokumentacji.
6. Zgłoszenie do urzędu skarbowego w 14 dni. Ty albo pełnomocnik zgłaszacie zawarcie umowy naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego.
7. Przekazanie lokalu. Protokół zdawczo-odbiorczy podpisuje na miejscu pełnomocnik lub zarządca — ze zdjęciami stanu lokalu jako zabezpieczeniem na przyszłość.

Jeśli w tym łańcuchu nie masz nikogo zaufanego w Polsce, kto skoordynuje kroki 3–7, warto rozważyć zarządcę profesjonalnego albo pełnomocnika z jasno określonym zakresem umocowania — sam podpis Twój na umowie to dopiero połowa sprawy.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy właściciel musi być obecny u notariusza przy najmie okazjonalnym? Nie. Oświadczenie o poddaniu się egzekucji składa wyłącznie najemca. Właściciel podpisuje samą umowę najmu w zwykłej formie pisemnej — może zrobić to zdalnie lub przez pełnomocnika.

Czy można podpisać najem okazjonalny przez pełnomocnika? Umowę najmu — tak, jeśli udzielisz pełnomocnictwa (najlepiej z podpisem notarialnie poświadczonym lub poświadczonym przez konsula RP) obejmującego zawieranie umów najmu dotyczących konkretnego lokalu. Oświadczenia notarialnego najemcy o poddaniu się egzekucji pełnomocnik nie może złożyć za najemcę — to musi zrobić najemca osobiście.

Jak zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego, będąc w UK? Zgłoszenia dokonuje się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla nieruchomości, w terminie 14 dni od zawarcia umowy. Możesz to zrobić przez pełnomocnika upoważnionego do reprezentacji przed urzędem skarbowym albo wysłać dokumenty pocztą..

Co się stanie, jeśli nie zdążę zgłosić umowy w 14 dni? Umowa nie przestaje obowiązywać, ale traci status najmu okazjonalnego i jest traktowana jak najem zwykły — bez korzyści w postaci eksmisji bez orzekania lokalu socjalnego. Dlatego przy koordynacji z zagranicy warto zostawić sobie zapas czasu na przesyłkę lub wizytę pełnomocnika w urzędzie.

Kto płaci za notariusza przy najmie okazjonalnym — właściciel czy najemca? Ustawa tego nie rozstrzyga wprost — to kwestia ustaleń między stronami, zwykle wpisywana do umowy. W praktyce koszt notarialnego oświadczenia najemcy najczęściej ponosi najemca, bo to on składa oświadczenie, ale strony mogą ustalić inaczej.

Czy mogę wybrać najem zwykły zamiast okazjonalnego, żeby uniknąć całej procedury notarialnej? Możesz, ale tracisz wtedy dodatkową ochronę — możliwość eksmisji bez konieczności orzekania lokalu socjalnego przez sąd. Dla właściciela mieszkającego za granicą, który nie może szybko reagować na problemy na miejscu, najem okazjonalny bywa wart dodatkowego kroku formalnego, mimo że wymaga zaangażowania najemcy u notariusza.

Podstawy prawne

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. 2023 poz. 725), art. 19a–19e — najem okazjonalny: forma umowy, oświadczenie notarialne najemcy, zgłoszenie do urzędu skarbowego — isap.sejm.gov.pl
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny, art. 98–109 (pełnomocnictwo: forma, zakres, odwołanie) — isap.sejm.gov.pl

Informacja prawna: Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na lipiec 2026 r. Każda sprawa jest indywidualna — przed podpisaniem umowy najmu okazjonalnego lub udzieleniem pełnomocnictwa skonsultuj się z adwokatem lub radcą prawnym. TwojaSprawa.com jest platformą informacyjną, kojarzącą z regulowanymi prawnikami w Polsce — nie kancelarią prawną.

Powiązane artykuły

• Najem okazjonalny w Polsce — co to jest, jak działa i kiedy warto go wybrać
• Zarządzanie wynajmem z UK — jak legalnie wynajmować mieszkanie w Polsce będąc za granicą
• Pełnomocnictwo do zarządzania mieszkaniem w Polsce z UK — rodzaje, zakres, podatek