Jak odzyskać należność od polskiej firmy

Wystawiłeś fakturę polskiemu kontrahentowi, termin minął, a pieniędzy jak nie było, tak nie ma? Odzyskanie należności od firmy w Polsce to procedura, która ma jasno wyznaczone etapy: od polubownego wezwania do zapłaty, przez sądowy nakaz zapłaty (często wydawany w uproszczonym e-Sądzie), aż po egzekucję komorniczą. Dobra wiadomość dla Polaków mieszkających w Wielkiej Brytanii: nie musisz przyjeżdżać do kraju ani stawać przed sądem osobiście — całość poprowadzi dla Ciebie adwokat lub radca prawny na podstawie pełnomocnictwa.

W tym artykule prowadzimy Cię krok po kroku przez windykację należności od polskiej firmy — co zrobić najpierw, jak działa e-Sąd, kiedy opłaca się postępowanie nakazowe i jak wygląda egzekucja, gdy masz już tytuł wykonawczy.

Krok 1: Wezwanie do zapłaty i etap polubowny

Zanim sprawa trafi do sądu, prawie zawsze warto (a często trzeba) wysłać dłużnikowi wezwanie do zapłaty. To pismo, które:

Wezwanie pełni dwie funkcje. Po pierwsze, często skutkuje — dłużnik widzi, że sprawa robi się poważna, i płaci, by uniknąć kosztów sądowych. Po drugie, buduje dokumentację: w postępowaniu sądowym dowód doręczenia wezwania bywa istotny, a w niektórych trybach (np. nakaz zapłaty oparty na uznaniu długu) wręcz niezbędny. Dobrze wysłać je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub w sposób pozwalający wykazać doręczenie.

Na tym etapie warto też doliczyć należne odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz stałą rekompensatę za koszty odzyskiwania należności (40, 70 lub 100 euro). To uprawnienia, które przysługują przedsiębiorcy z mocy ustawy — szczegóły opisujemy w osobnym poradniku linkowanym niżej.

Krok 2: e-Sąd (EPU) — najszybsza droga do nakazu

Jeśli dłużnik nie reaguje, najpopularniejszą drogą dla roszczeń pieniężnych jest elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU), prowadzone przez Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie, potocznie zwany „e-Sądem". Reguluje je dział VIII Kodeksu postępowania cywilnego (art. 505²⁸ i nast.).

Najważniejsze cechy EPU:

Trzeba pamiętać o ograniczeniach. W EPU dochodzi się roszczeń, które stały się wymagalne w okresie trzech lat przed wniesieniem pozwu (art. 505²⁹ᵃ k.p.c.). Co ważne, EPU nadaje się do spraw bezspornych: jeżeli pozwany wniesie sprzeciw, nakaz traci moc, a sprawa zostaje przekazana do sądu właściwego według trybu zwykłego. Dlatego e-Sąd działa świetnie tam, gdzie dłużnik długu nie kwestionuje — po prostu nie płaci.

Krok 3: Postępowanie nakazowe i upominawcze (tryb „papierowy")

Gdy roszczenie jest dobrze udokumentowane albo gdy chcesz skorzystać z dodatkowych zabezpieczeń, rozważ klasyczne postępowanie nakazowe lub upominawcze przed sądem rejonowym lub okręgowym.

Postępowanie nakazowe (art. 485 k.p.c.) to mocne narzędzie. Sąd wyda nakaz zapłaty, jeżeli roszczenie udowodnisz np.:

Atut nakazu nakazowego jest podwójny: opłata od pozwu wynosi czwartą część zwykłej opłaty, a sam nakaz z chwilą wydania stanowi tytuł zabezpieczenia wykonalny bez nadawania klauzuli wykonalności — możesz więc zabezpieczyć majątek dłużnika, zanim wyrok się uprawomocni.

Postępowanie upominawcze jest trybem ogólnym dla roszczeń pieniężnych — sąd wydaje nakaz na podstawie twierdzeń pozwu, a pozwanemu przysługuje sprzeciw. To rozwiązanie elastyczne, gdy nie dysponujesz dokumentem otwierającym drogę nakazową.

Krok 4: Prawomocność i klauzula wykonalności

Sam nakaz lub wyrok to jeszcze nie koniec. Aby ruszyć z egzekucją, orzeczenie musi się uprawomocnić (jeśli dłużnik nie wniesie skutecznie sprzeciwu/zarzutów w terminie), a następnie sąd nadaje mu klauzulę wykonalności. Dopiero orzeczenie zaopatrzone w klauzulę staje się tytułem wykonawczym — dokumentem, który pozwala wszcząć egzekucję komorniczą.

W EPU nadanie klauzuli następuje co do zasady z urzędu, w postaci elektronicznej, co dodatkowo przyspiesza ścieżkę i ułatwia działanie zdalne.

Krok 5: Egzekucja komornicza

Z tytułem wykonawczym kierujesz do komornika sądowego wniosek o wszczęcie egzekucji. Komornik może m.in.:

Warto pamiętać, że od kilku lat wierzyciel może wybrać komornika w szerszym zakresie terytorialnym (w granicach apelacji), co bywa praktyczne, gdy znasz majątek dłużnika. Skuteczność egzekucji zależy oczywiście od tego, czy dłużnik ma z czego płacić — dlatego im wcześniej zadziałasz, tym lepiej. Pamiętaj też o terminach: roszczenia przedawniają się, a egzekucja z przedawnionego długu wobec firmy może być nieskuteczna. O zasadach przedawnienia piszemy w osobnym tekście linkowanym poniżej.

Jak prowadzić windykację zdalnie z Wielkiej Brytanii

Mieszkasz w Anglii, a dłużnik i sąd są w Polsce? To żadna przeszkoda. Polska procedura cywilna pozwala działać przez pełnomocnika — adwokata lub radcę prawnego w kraju.

W praktyce wygląda to tak:

  1. Pełnomocnictwo. Podpisujesz pełnomocnictwo procesowe dla wybranego prawnika. Może być sporządzone i podpisane korespondencyjnie; przy podpisie z zagranicy bywa pomocne potwierdzenie tożsamości (np. u notariusza), ale w wielu sprawach wystarczy zwykła forma pisemna.
  2. Komplet dokumentów. Przesyłasz skany faktur, umów, korespondencji i dowodów doręczenia wezwania. Większość obiegu odbywa się mailowo.
  3. e-Sąd online. EPU jest w pełni elektroniczne — pełnomocnik prowadzi sprawę przez portal, a Ty nie musisz nigdzie się stawiać.
  4. Adres do doręczeń w Polsce. Pełnomocnik podaje swój adres jako adres do korespondencji z sądem, co usuwa problem doręczeń za granicę.
  5. Egzekucja. Także wniosek do komornika i nadzór nad egzekucją prowadzi pełnomocnik — bez Twojej fizycznej obecności w Polsce.

Dzięki temu całą drogę — od wezwania, przez nakaz, po komornika — można przejść, nie wyjeżdżając z UK. Platforma Twoja Sprawa kojarzy Cię z adwokatem lub radcą w Polsce i pomaga zorganizować obieg dokumentów oraz pełnomocnictwo.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Ile trwa odzyskanie należności od polskiej firmy? To zależy od reakcji dłużnika. Bezsporny nakaz w e-Sądzie potrafi zapaść w kilka tygodni; jeśli dłużnik wniesie sprzeciw, sprawa przechodzi do trybu zwykłego i może trwać wiele miesięcy. Po prawomocnym tytule dochodzi czas egzekucji komorniczej.

Czy muszę przyjeżdżać do Polski? Nie. Sprawę prowadzi pełnomocnik na podstawie pełnomocnictwa, a EPU jest w pełni online. Większość spraw da się obsłużyć korespondencyjnie i mailowo z Wielkiej Brytanii.

Ile kosztuje pozew do e-Sądu? Opłata od pozwu w EPU to 1,25% wartości przedmiotu sporu, nie mniej niż 30 zł. W postępowaniu nakazowym pobiera się czwartą część zwykłej opłaty. To kwoty ilustracyjne — finalny koszt zależy od wysokości roszczenia.

Co, jeśli dłużnik się ukrywa lub nie ma majątku? Komornik ustala majątek dłużnika (rachunki, wierzytelności, ruchomości). Jeśli majątku brak, egzekucja może być bezskuteczna, ale tytuł wykonawczy zachowuje ważność i można wznowić egzekucję, gdy sytuacja dłużnika się zmieni.

Czy mogę dochodzić odsetek i kosztów odzyskiwania? Tak. W relacjach B2B przysługują odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz stała rekompensata (40/70/100 euro). Warto je ująć już w wezwaniu i w pozwie.

Powiązane artykuły

Źródła i podstawy prawne

Masz podobną sprawę? Zgłoś ją — bezpłatnie

Mieszkasz w UK, a sprawa dotyczy Polski? Opisz ją — wstępnie ocenimy i skojarzymy Cię z regulowanym polskim adwokatem lub radcą prawnym. Sprawę można prowadzić zdalnie, na podstawie pełnomocnictwa.

Bezpłatna analiza →